Bereits zu Beginn des Jahres befassten sich Vorstand und Aufsichtsrat hinsichtlich unserer Vertreterversammlung intensiv mit der Pandemie-Lage und den offiziellen Aussagen zur Machbarkeit von Präsenzveranstaltungen im 1. Halbjahr 2021. Da beide Gremien zu dem Ergebnis kamen, dass es aufgrund der zu dem Zeitpunkt geltenden Bestimmungen und der Sachlage nicht möglich sein würde, die Versammlung bis zum 30.06. als Präsenzveranstaltung durchzuführen wurde in gemeinsamer Sitzung am 22. April eine Durchführung im schriftlichen Verfahren beschlossen. Hintergrund war, dass es Vorstand und Aufsichtsrat für geboten hielten, die notwendigen Entscheidungen zum Geschäftsjahr 2020 bis zum 30.06.2021 herbeizuführen, insbesondere im Hinblick auf die Vertreterwahl, die Gewinnverwendung und Entlastung der Verwaltungsorgane.
Die diesjährige Vertreterversammlung lief somit wie folgt ab:
19. Mai 2021
Online-Bekanntmachung der Vertreterversammlung im schriftlichen Verfahren mit dem Hinweis auf die Möglichkeit der Einsichtnahme in die Tagesordnung im Büro sowie auf der Homepage ab 25.05.2021.
Anzeige im Wochenspiegel mit Hinweis zur Einsichtnahme in die Tagesordnung
20. Mai 2021
Versand der Einladungen inklusive der Tagesordnung und den Anlagen (Zusammengefasstes Prüfungsergebnis 2019, Jahresabschluss 2020, Geschäftsbericht inkl. Bericht des Aufsichtsrates) an die Vertreter.
Tagesordnung:
TOP 1 Bericht des Vorstandes/Geschäftsbericht
TOP 2 Bericht des Aufsichtsrates
TOP 3 Bericht über das Ergebnis der gesetzlichen Prüfung 2OI9
TOP 4 Beschluss über die Verwendung des Jahresüberschusses
TOP 5 Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2O20
TOP 6 Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2O20
TOP 7 Sonstiges
Die Vertreter hatten die Möglichkeit Fragen und Meinungen in schriftlicher Form (Brief oder e-mail) bis zum 07.06.2021 einzureichen. Dies wurde jedoch nicht wahrgenommen.
18. Juni 2021
Versand der Stimmzettel/Abstimmungsbögen zu den Tagesordnungspunkten 3 – 6
28. Juni 2021
Ende der Abgabefrist der Stimmzettel um 14.00 Uhr
29. Juni 2021
Auswertung der Abstimmungsbögen durch Herrn Thomas Werner (Aufsichtsratsvorsitzender/Versammlungsleiter), Herrn Jens Blasel (Vorstand), Frau van de Heuvel und Frau Jeske (Protokoll)
Ergebnis:
Von 50 eingeladenen Vertretern erhielten wir 37 Rückmeldungen (Stimmabgaben). Ein Stimmzettel war ungültig, da die Unterschrift fehlte. Somit lag die Beteiligung bei 74 % und die Beschlussfassung bei 72 %.
TOP 3 Beschluss über das zusammengefasste Prüfungsergebnis
Zustimmung: 36 Gegenstimmen: 0 Enthaltungen: 0
TOP 4 Beschluss über die Verwendung des Jahresüberschusses
Einstellung in die gesetzliche Rücklage: 34.855,57 €
Einstellung in die Ergebnisrücklage: 313.700,10 €
Zustimmung: 36 Gegenstimmen: 0 Enthaltungen: 0
TOP 5 Entlastung des Vorstandes
Zustimmung: 36 Gegenstimmen: 0 Enthaltungen: 0
TOP 6 Entlastung des Aufsichtsrates
Zustimmung: 36 Gegenstimmen: 0 Enthaltungen: 0